Los servicios se utilizan para dotar de más realismo a la actividad de la empresa. Permite recibir cargos regulares (previa configuración) de distintos servicios y suministros como por ejemplo telefonía, alquiler o una suscripción a un diario si se quiere.
Accede a “Servicios” del submenú para gestionarlos.
El sistema ofrece distintos servicios básicos por cada empresa, pero puedes añadir más, modificarlos o eliminarlos.
Para poder activar un servicio, es necesario asignarle un número de cuenta en el que se realizará el cargo de manera regular e indicar la tarifa. Los servicios que tienen el botón de “Activar” deshabilitado, tal y como se aprecia en la figura 1 es porque no cumplen ninguna de las dos condiciones.
Por defecto, los servicios una vez configurados están desactivados. Debes pulsar en "Activar" para que se ponga en marcha la facturación. A partir de este momento:
Por cada servicio activado se genera un contrato suscrito entre la empresa simulada y la empresa suministradora del servicio.
En caso de haber una cuota de alta, se hace el cargo correspondiente en ese mismo instante y también se emite la factura.
Se da la orden de cobrar de manera regular (en función de la periodificación indicada) el importe de la factura.
El alumnado puede descargar las facturas correspondientes.
Cuando se cancela un servicio, este se desactiva y automáticamente se hace un cargo en el banco con la parte proporcional del importe de ese período.
Modificación/Creación de un servicio
Ya sea al darle a "Editar" de un servicio ya existente o al "Añadir" un nuevo servicio, te saldrá un formulario que consta de 5 pasos:
Datos de la empresa que ofrece el servicio
2. Configuración de los datos básicos del servicio
Lo primero que puedes ver es el concepto del servicio, en este caso “Telefonía”. Lo segundo es la cuota de alta en caso de que quieras que el servicio tenga una (se cobrará en el mismo instante de activar el servicio). Seguidamente indicas la cuenta en la que realizar los cargos.
La siguiente casilla permite determinar la periodificación de lo cargos y así recibir una factura cada semana o cada dos, por ejemplo. Las facturas recibidas no son pagos parciales, si no facturas completas.
3. Está la factura sujeta a IRPF?
4. Formato y datos de la factura
Para darle un poco de "vida" a las facturas de los servicios, puedes escoger entre dos modelos de cabecera diferentes, dos tablas distintas para mostrar las cuotas y también si quieres que se muestre un histórico (un gráfico de barras) del consumo de los últimos 6 meses. Finalmente se puede escoger entre distintos colores.
5. Configuración de cuotas
Finalmente pasamos a las cuotas. Cada servicio puede tener tantas cuotas como te sean útiles (pero debe tener al menos una para que sea válido). Aquí puedes un ejemplo del servicio telefónico al que podrías añadir más líneas móviles, por ejemplo.
La variabilidad hará que cada mes se cobre un poco distinto. Por ejemplo, si el importe son 100€ y tenemos una variabilidad del 5%, un mes la cuota será de 103,25€, otra será de 95,85€… Pon 0 para aquellas cuotas que no tenga sentido que varíen (como el alquiler).
Hay que tener en cuenta que cualquier modificación de un servicio afectará a las facturas y cargos posteriores a la modificación. En ningún caso afectará a las facturas anteriores generadas.
Para activar cualquiera de los servicios preconfigurados deberás modificarlos primero para rellenar los datos que puedan faltar (cuenta corriente y los importes de las cuotas).