Los servicios se utilizan para dotar de más realismo a la actividad de gestionar una empresa. Permite hacer cargos regulares a la empresa con motivo de distintos servicios como por ejemplo telefonía, alquileres o una suscripción a un diario si se quiere.
 

Accede a “Servicios” del submenú para gestionarlos.

Fig.1 - Listado de servicios configurados y su estado actual.

Empresaula preconfigura distintos servicios básicos (los que se ven en la figura 1) por cada empresa, pero podéis añadir más, modificarlos o eliminarlos.

Para poder activar un servicio, es necesario asignarle un número de cuenta donde se va a hacer el cargo de manera regular y el importe de dicho cargo. Los servicios que tienen el botón de “Activar” deshabilitado en la figura 11 seguramente es porque no tienen alguna de las dos.
 

Por defecto, los servicios una vez configurados quedan desactivados. Una vez los actives a través del botón correspondiente suceden varias cosas:

  • En caso de haber una cuota de alta, se hace el cargo correspondiente.

  • Se da la orden de cobrar de manera regular el importe de la factura.

  • Se habilita por parte del alumno la descarga de las facturas correspondientes.

Cuando se cancela un servicio, este se desactiva y automáticamente hace un cargo al banco con la parte proporcional del importe de ese período.

Modificación/Creación de un servicio

Ya sea al darle a "Editar" de un servicio ya existente o al "Añadir" un nuevo servicio, nos saldrá un formulario que consta de 5 pasos:

  1. Datos de la empresa que ofrece el servicio:

2. Configuración de los datos básicos del servicio:

 
Lo primero que podemos ver es el concepto del servicio, en este caso “Agua”. Lo segundo es la cuota de alta en caso que queramos que el servicio tenga una (se cobrará nadamas activar el servicio). Seguidamente indicamos la cuenta donde se van a realizar los cargos.

El siguiente punto es interesante para aquellos centros que concentran la actividad en un período muy corto de tiempo (menos de dos meses): el modo de pago. Permite cambiar el tiempo de proceso de los servicios y recibir una factura cada semana o cada dos por ejemplo. Las facturas recibidas no son pagos parciales, si no facturas completas.

3. Está la factura sujeta a IRPF?

4. Formato y datos de la factura

Para darle un poco de "vida" a las facturas de los servicios, podéis escoger entre dos modelos de cabecera diferentes, dos tablas distintas para mostrar las cuotas y también si queréis que se muestre un histórico (un gráfico de barras) del consumo de los últimos 6 meses. Finalmente se puede escoger entre distintos colores.

5. Configuración de quotas

Finalmente pasamos a las cuotas. Cada servicio puede tener tantas cuotas como te sean útiles (pero debe tener al menos una para que sea válido). Aquí podemos ver dos con dos impuestos distintos y distinta variabilidad. Otro ejemplo podría ser el servicio telefónico: podríamos hacer una cuota por cada línea de móvil.

La variabilidad hará que cada mes se cobre un poco distinto. Por ejemplo, si el importe son 100€ y tenemos una variabilidad del 5%, un mes la cuota será de 103,25€, otra será de 95,85€… Pon 0 para aquellas cuotas que no tenga sentido que varíen (como el alquiler).


Hay que tener en cuenta que cualquier modificación de un servicio afectará a las facturas y cargos posteriores a la modificación. En ningún caso afectará a las facturas anteriores generadas.

Para activar cualquiera de los servicios preconfigurados deberás modificarlos primero para rellenar los datos que puedan faltar (cuenta corriente y los importes de las cuotas).

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